Au plan international, la légalisation des actes facilite la preuve de leur authenticité conformément aux règles de droit interne, de favoriser leur production et leur admission à l’étranger.
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Guide juridique des Français de l'étranger
Version mise à jour en mars 2023
Qu'est-ce que la légalisation ?
La légalisation est l’attestation par un fonctionnaire de l’exactitude de la signature apposée sur un acte et, s’il s’agit d’un acte public, de la qualité de ceux qui l’ont reçu ou expédié.
Elle ne doit pas être confondue avec la certification de signature faite par le maire ou le notaire, qui certifie que la signature apposée en présence du fonctionnaire municipal ou de l’officier ministériel est bien celle du signataire. Elle ne doit pas non plus être confondue avec une copie de document certifiée conforme à l’original par une administration.
C’est une mesure administrative qui a pour objet, en facilitant au plan international la preuve de l’authenticité des actes ou documents établis conformément aux règles de droit interne, de favoriser leur production et leur admission à l’étranger.
Tous les actes sont-ils concernés ?
Sont considérés comme des actes publics :les documents qui émanent d’une autorité ou d’un fonctionnaire relevant d’une juridiction de l’Etat, y compris ceux qui émanent du ministère public, d’un greffier, d’un huissier de justice; les documents administratifs; les actes notariés; les déclarations officielles telles que mentions d’enregistrement, visa pour date certaine et certification des signatures apposées sur un acte sous seing privé.
N’étant qu’une simple mesure administrative, son absence ne nuit ni à la validité en la forme et au fond, ni à l’authenticité de l’acte.
C’est un élément de vérification de la sincérité de l’authenticité d’un acte. En outre, s’il s’agit d’un acte authentique, la régularité de la légalisation sera en principe exigée des services de publicité foncière qui pourront rejeter un acte non légalisé.
Au sein de l’Union européenne, depuis l’entrée en application du règlement n°650/2012 du 4 juillet 2012 sur les successions, les actes ou documents délivrés à un Etat membre lors du règlement d’une succession, sont dispensés de toute légalisation (article 74). De même, certains actes, en particulier d’état civil, sont dispensés de légalisation en vertu du règlement 2016/1191 du 6 juillet 2016.
- Vous pouvez consulter la Convention de la Haye du 5 octobre 1961 et la liste des autorités compétentes pour délivrer l’apostille sur le site : https://www.hcch.net/fr/instruments/specialised-sections/apostille
- Règlements européens : https://eur-lex.europa.eu/
- Tableau récapitulatif de l’état actuel du droit conventionnel en matière de légalisation : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/services
Quelles sont les procédures de légalisation ?
En fonction des pays concernés, la légalisation peut relever de différentes procédures.
Régime de droit commun
La légalisation peut être soumise au régime de droit commun : les actes publics, quelle que soit leur nature, qu’il s’agisse des actes de l’état civil, des actes notariés, des actes judiciaires ou administratifs destinés à être produits en France doivent être légalisés par le consul français dans la circonscription duquel ils ont été reçus ou expédiés.
Régime de l’apostille
La légalisation peut relever du régime de l’apostille (forme simplifiée de légalisation consistant à apposer sur un document une forme de tampon identique dans tous les pays) en application de la Convention de la Haye du 5 octobre 1961. L’apostille est délivrée par une autorité désignée par l’Etat d’où émane le document et conforme à un modèle annexé à la convention. La liste des autorités compétentes pour délivrer l’apostille dans chaque pays figure sur le site de la conférence de la Haye à l’adresse de la Convention.
Exemple : la procuration pour accepter la donation-partage reçue en la forme authentique par un notaire japonais devra être légalisée sous la forme de l’apostille délivrée par le ministre des affaires étrangères au Japon, conformément à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 en vigueur au Japon. La copie d’un testament reçu par un notaire suisse devra, avant d’être envoyée en France revêtue de l’apostille suisse.
En pratique, les apostilles sont surtout émises pour des certificats de naissance, de mariage ou de décès, des extraits de registres de commerce ou autre, des brevets, des décisions judiciaires, des actes notariés ainsi que des certifications notariales de signatures, et enfin des diplômes émis par des institutions publiques. Toutefois, en fonction des pays, certains documents peuvent être dispensés d’apostille en fonction d’accords ou de conventions annexes. Au sein de l’Union européenne, les actes d’état civil notamment en sont dispensés.
Dispense de légalisation
Enfin, les actes provenant de certains pays peuvent être dispensés de toute légalisation s’il existe une convention prévoyant sa suppression. La France a signé plus d’une trentaine de conventions aux termes desquelles les actes publics établis dans l’un des deux pays sont admis sur le territoire de l’autre sans légalisation.
Exemple : La copie d’un acte de partage dressé par un notaire portugais sera dispensée de toute légalisation en vertu de la convention franco-portugaise du 20 juillet 1983 (article 25).