Le décret n° 2020-1422 du 20 novembre 2020 instaure la procuration notariée à distance. Il pérennise la possibilité pour les notaires d’établir l’acte notarié avec comparution à distance pour les procurations authentiques. Le notaire peut désormais établir la procuration via un système électronique garantissant sécurité et confidentialité, lorsque l’une ou toutes les parties ne peuvent être présentes.
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Quels sont les actes concernés ?
Les procurations notariées peuvent faire l’objet désormais d’une comparution à distance. Dans l’esprit du texte il s’agit des procurations données en vue de la signature d’un acte.
Votre notaire sera en mesure de vous confirmer, en fonction de la nature de l’acte que vous souhaitez régulariser, si cela est possible ou non au moyen d’une procuration avec comparution à distance.
L'équipement et les pièces nécessaires
Pour signer la procuration en ligne avec votre notaire, vous devez disposer :
- d’un ordinateur fixe ou portable relativement récent et à jour, sous Windows ou MacOS, équipé d’une webcam, d’un micro et de haut-parleurs,
- d’un navigateur Internet à jour, au choix parmi Google Chrome, Mozilla Firefox, ou Microsoft Edge,
- d’une connexion à Internet avec un bon débit, la séance de visioconférence devant être de bonne qualité pour que le notaire puisse recevoir votre consentement à l’acte,
- d’une adresse email personnelle pour recevoir les notifications de signature envoyées par le notaire,
- d’un accès à l’application de messagerie électronique qui gère votre email personnel (webmail),
- d’un téléphone portable pour recevoir des SMS,
- la copie scannée recto/verso en couleur ou l’original d’une pièce d’identité, carte d’identité ou passeport, en cours de validité,
- si vous avez dû valider votre identité en ligne avec un agent certificateur de la société IDnow – une formalité obligatoire lorsque vous n’avez pas rencontré le notaire depuis moins de dix ans, voir ci-après –, les codes d’accès à votre compte personnel IDnow créé pour stocker votre signature électronique personnelle (votre notaire vous décrira pas à pas la procédure à suivre
Le système de visioconférence utilisé sera uniquement celui que vous proposera votre notaire. C’est un système sécurisé et agréé par la profession conformément au décret. L’usage des applications grand public (Skype, Zoom, WhatsApp, FaceTime, …) est strictement interdit.
Comment se déroule la procédure ?
Schématiquement, la procédure se déroule en deux phases :
Phase 1 : Dépôt des documents et vérification des identités
Les documents et pièces relatives au dossier sont échangés et mis à disposition via une plateforme numérique sécurisée.
- Si vous n’avez pas été reçu physiquement par le notaire sollicité au cours des dix dernières années, ou si la copie de votre pièce d’identité n’a pas été conservée à cette occasion par le notaire en même temps que votre numéro de portable et votre adresse e-mail personnelle, vous devrez faire vérifier votre identité à distance par un agent certificateur agréé, puis créer une signature électronique qualifiée.
Le prestataire qui délivre des signatures électroniques qualifiées répondant au niveau de sécurité exigé par le décret, est la société DocuSign, habilitée par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information (ANSSI). Il s’appuie, pour la vérification d’identité, sur la société IDnow. Votre notaire vous adressera la procédure à suivre. Cette procédure de vérification de l’identité doit toujours s’effectuer préalablement à la signature de votre procuration. Il est préférable de la réaliser la veille de la signature de la procuration avec comparution à distance avec votre notaire, afin d’éviter tout problème technique de dernière minute.
- Si vous avez été reçu physiquement par le notaire sollicité au cours des dix dernières années, et si la copie de votre pièce d’identité a été conservée à cette occasion par le notaire en même temps que votre numéro de portable et votre adresse e-mail personnelle, vous devez simplement disposer de la copie scannée recto verso en couleur de votre pièce d'identité ou de son original, de votre portable et de votre adresse e-mail personnelle.
Phase 2 : Signature de la procuration authentique avec comparution à distance
Votre notaire vous envoie un e-mail d'invitation à une séance de visio-conférence pour le jour de la signature de votre procuration et il vous est demandé de vous connecter le jour dit avec le logiciel de Visio conférence proposé par votre notaire.
Un flux vidéo ininterrompu est établi entre vous et votre notaire pendant la lecture de l’acte. Vous pourrez donc, en direct, vous voir, vous parler et échanger avec votre notaire. Le notaire effectue à distance l’ensemble des diligences qui relèvent de sa responsabilité.
A la fin de la lecture de l'acte, votre adresse email personnelle et votre numéro de téléphone portable sont utilisés par le notaire pour vous envoyer un lien vers le document à signer électroniquement par vous. Vous validez via la saisie d’un code reçu par SMS. Votre notaire signe ensuite la procuration électronique authentique qui permettra votre représentation à la signature de l’acte pour lequel elle a été établie.