L'acte authentique du notaire

Qu’est-ce qu’un officier public ?

L'officier public est une personne délégataire de la puissance publique de l'État, au nom duquel il confère l'authenticité aux actes relevant de sa compétence. L'officier ministériel est un professionnel titulaire d'un office (ou charge) attribué par l'État. Le notaire est donc à la fois officier public et ministériel.

Dans le domaine du droit privé, les principaux officiers publics sont les officiers de l'état civil, les notaires, les greffiers et secrétaires-greffiers, les huissiers de justice, ainsi que les commissaires-priseurs (ces deux derniers officiers ont fusionné depuis le 1er juillet 2022 et sont dorénavant appelés commissaires judiciaires). 

Chaque officier a son propre domaine de compétence. 

Définition de l'acte authentique du notaire

Les notaires sont habilités à :

• recevoir tous les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d'authenticité attaché aux actes de l'autorité publique, 
• en assurer la date, 
• en conserver le dépôt, 
• en délivrer des copies authentiques et exécutoires (Ord. n° 45-2590, 2 nov. 1945, art. 1). 

Les notaires exercent leurs fonctions sur l'ensemble du territoire national à l'exclusion de la Nouvelle-Calédonie, de la Polynésie française, des îles Wallis-et-Futuna (D. n° 71-942, 26 nov. 1971, art. 8).
Certains actes doivent obligatoirement être établis en la forme notariée :

• soit à peine de nullité : les contrats de mariage, les actes de donation ; 
• soit pour les besoins de la publicité foncière : les ventes immobilières, partages incluant un bien immobilier…

Toutefois, dans de nombreux cas et même si un acte authentique n’est pas obligatoire,  il est recommandé d’avoir recours à un notaire, en raison de son rôle de garant de la sécurité juridique de l’acte signé. Il en est ainsi pour les testaments, les créations de société civiles immobilières...  
 

Le rôle du notaire lors de la signature de l'acte authentique

Les parties à l’acte (ou leurs représentants) et le notaire sont présents.

Le notaire peut ainsi vérifier l'identité, la capacité et les pouvoirs des intéressés. Il est en mesure d'éclairer les parties sur la portée de leurs engagements et les conséquences de l'acte. Il veille au bon équilibre du contrat et s'assure du consentement éclairé, réel et juridiquement valable des parties.
Le notaire et les parties signent l'acte. L’acte pourra ne pas porter la signature des parties lorsque celles-ci ne savent pas ou ne peuvent pas signer. En sa qualité d'officier public, il confère, par sa signature, l'authenticité à l'acte qu'il reçoit et s'engage sur l’identité des parties, son contenu (les formalités relatées et la volonté déclarée des parties) et sa date.

Bon à savoir : le sceau du notaire est apposé à la fin de l'acte, uniquement s'il s'agit d'un acte reçu « en brevet », c’est-à-dire dont l’original n’est pas conservé par le notaire mais remis aux parties (Décret 71-941 du 26-11-1971 art. 15). Les actes reçus en minute ne comportent aucun sceau.

Nouveauté : la procuration authentique à distance 

Par principe les parties sont présentes ou représentée à la signature de l’acte, qu’il soit signé sur papier ou électroniquement.

La question de l’acte authentique signé sans la présence des parties (ou de leur représentant) face au notaire s’est posée avec acuité au moment du confinement. A titre provisoire et dérogatoire, le décret 2020-395 du 3 avril 2020 a permis de manière inédite aux notaires de dresser des actes authentiques sans que les parties ne comparaissent devant eux, en les faisant signer à distance par visioconférence. Ce dispositif hautement dérogatoire a cessé de s’appliquer le 10 août 2020. 

Le décret du 20 novembre 2020 est venu pérenniser cette possibilité mais pour un seul acte : le procuration authentique (D. n° 2020-1422, 20 nov. 2020 : JO, 21 nov.). Désormais, les notaires peuvent recevoir des procurations sans que le client n'ait à se déplacer, en utilisant un système de visioconférence et de signature électronique certifiée et sécurisée. 
Cela a notamment un intérêt pour les Français de l’étranger, ou pour les actes qui nécessitent des procurations authentiques (établies par un notaire), telles les donations.

 Acte authentique sur support papier ou acte authentique électronique (AAE)

L’acte notarié était classiquement établi sur support papier. 

Aujourd’hui il est majoritairement établi sur support électronique, sous réserve du respect de la réglementation tant interne que communautaire attachée à la rédaction, la conservation de l’acte et l’obtention d’une signature électronique qualifiée. Il conserve, dans ces conditions, toutes ses qualités traditionnelles (date certaine, force probante et force exécutoire). Le Code civil précise d’ailleurs que "L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier" (article 1366 Code civil).

Les notaires ont été les premiers en France à disposer d’un outil de signature électronique d’un niveau de fiabilité maximum. Le notaire qui reçoit l’acte s’identifie grâce à la clé Real, du même format qu’une clé USB. Celle-ci lui est personnelle et lui permet d’authentifier l’acte comme il le ferait sur papier, en signant électroniquement et en y apposant son sceau électronique.

Le client repart avec une attestation papier de l’acte de vente comme lors d’une signature classique. Une copie de l’acte de vente électronique pourra lui être remise. Enfin, le notaire lui transmet une version dématérialisée qu’il conservera sur son ordinateur et pourra transmettre si besoin à sa banque, à sa compagnie d’assurances…

Original et copies d’acte authentique

L’acte notarié est établi en un seul original que l’on appelle la " minute ", et qui est conservé par le notaire, en son étude. La minute peut être rédigée sur support papier ou  électronique. 
A partir de cette minute, le notaire établit des copies authentiques des actes ou « expéditions » qu’il remet aux parties. 

• Lorsqu'elle est établie sur papier, elle comporte la mention « Pour copie authentique » située en dernière page, suivie de la signature et de l'apposition du sceau du notaire. Par ailleurs, elle doit respecter certaines règles de forme fixées par l'article 34 du décret 71-941 du 26 novembre 1971 (encre indélébile, les paragraphes et alinéas doivent être identiques à la minute ; les pages sont numérotées et leur indiqué à la dernière page etc.).
• Lorsqu'elle est établie sur support électronique, elle porte la date, la signature électronique qualifiée du notaire et l'image de son sceau, ainsi que la mention de sa conformité à l'original. Elle peut être transmise par voie électronique dans des conditions garantissant l'intégrité de l'acte, la confidentialité de la transmission, l'identité de l'expéditeur et celle du destinataire (Décret 71-941 du 26-11-1971 art. 37).

La copie exécutoire (autrefois dénommée « grosse » car écrite en gros caractères par opposition à la minute écrite en petits caractères) est une copie authentique revêtue de la formule exécutoire, et ainsi dotée de la force exécutoire. Elle permet donc de poursuivre l’exécution forcée.

Elle démarre par « République française, au nom du peuple français... » et s'achève par la formule exécutoire fixée par le décret 47-1047 du 12 juin 1947 : « En conséquence, la République française mande et ordonne à tous huissiers de justice sur ce requis de mettre le présent acte à exécution, aux procureurs généraux et aux procureurs de la République près les tribunaux de grande instance d'y tenir la main, à tous commandants et officiers de la force publique de prêter main-forte lorsqu'ils en seront légalement requis. En foi de quoi le présent acte a été signé par...».

La copie hypothécaire est une copie authentique destinée à être publiée au fichier immobilier. Pour pouvoir être conservée par le service chargé de la publicité foncière en vue d'en délivrer copies, la copie hypothécaire se présente sous forme “normalisée” : elle doit, sous peine de refus, être établie sur un imprimé fourni par l'administration et respecter les règles de rédaction détaillées à l'article 76-1 du décret 55-1350 du 14 octobre 1955. 

Enfin, le notaire peut délivrer des copies simples de ses actes sans mention de certification de sa part. Dès lors qu’aucune copie authentique ou exécutoire n'est nécessaire, cela présente l'avantage d'obtenir une copie à moindre coût.

Effets de l'acte authentique

La date certaine : l'acte authentique fait pleine foi de sa date, ce qui en simplifie la preuve.

La force probante : l'acte authentique fait foi de son contenu, s'agissant des éléments constatés et vérifiés par le notaire. On ne peut rapporter la preuve contraire que par une procédure complexe, équivalente à celle de la contestation d'une décision judiciaire pour partialité du juge.

La force exécutoire : lorsque le débiteur n'exécute pas ses obligations pécuniaires, l'acte authentique évite au créancier d'avoir à obtenir un jugement, s'il veut le poursuivre en paiement de sa dette En revanche, s’il s’agit d’un acte sous seing privé, le créancier devra obtenir un titre exécutoire par le biais du tribunal judiciaire.

L'acte authentique est exécutoire de plein droit, comme une décision judiciaire.
Son formalisme préserve la liberté individuelle. Son efficacité assure la protection des intérêts économiques. Sa transparence permet l'information de l'Etat.
 

Conservation de l’acte authentique 

Le notaire est responsable de la conservation des actes qu'il a dressés (D. n° 71-941, 26 nov. 1971, art. 11) et ce, pendant 75 ans (C. patr. art. L 212-4, II et R 212-15). Passé ce délai, les notaires remettent leurs originaux aux archives nationales pour Paris ou départementales. Les minutes des notaires sont donc librement consultables 75 ans après leur date et 100 ans lorsqu’elles se rapportent à une personne mineure (C. patr. art. L 213-2).  

La conservation des actes authentiques électroniques est assurée par le Conseil Supérieur du Notariat via le Minutier Central Électronique du Notariat (MICEN) auquel seul le notaire signataire a accès. Il pourra ainsi à partir de cet espace, récupérer à tout moment l’acte et ses annexes et en délivrer des copies.